Activité d’échange de l’ARSF - Politique d'annulation de l'inscription à la conférence et de remboursement 

Survol 

Cette politique énonce les modalités régissant les annulations, les remboursements et les changements d’activités concernant l’Activité d’échange de l’ARSF.  

L’ARSF s'est engagée à faire preuve de transparence, d'équité et de responsabilité financière. Les frais d'inscription servent à couvrir les coûts directs de la conférence, notamment la location des locaux, la technologie, les services d'accessibilité et le matériel. 

Confirmation de l'inscription 

L'inscription est confirmée dès réception du paiement. En s'inscrivant, les participants acceptent de se conformer à la présente politique d'annulation et de remboursement. 

Exigence d'avis écrit 

Toutes les demandes d'annulation doivent être soumises par écrit à events@fsrao.ca. La date d'effet de l'annulation sera la date de réception de la demande écrite. Les remboursements seront traités dans un délai d'environ 30 jours ouvrables et seront effectués selon le mode de paiement initial. Le remboursement des billets est possible jusqu'au 7 mai 2026. Veuillez noter que les inscriptions de groupe ne sont pas remboursées. 

Annulation de la conférence 

Si la conférence est annulée par l'ARSF et n'est pas reportée : 

• Les participants inscrits recevront un remboursement complet des frais d'inscription. 

• Les remboursements seront effectués selon le mode de paiement initial. 

L'ARSF n'est pas responsable des frais de déplacement, d'hébergement ou de toute autre dépense connexe engagée par les participants. 

Conférence reportée ou reprogrammée 

L'ARSF se réserve le droit de reporter ou de reprogrammer la conférence. Si la conférence est reportée ou reprogrammée à une nouvelle date annoncée, les inscriptions seront automatiquement transférées à la nouvelle date. Si vous ne pouvez pas y assister, vous pouvez demander un remboursement dans les 10 jours ouvrables qui suivent l'annonce. 

Changements au programme 

L'ordre du jour de la conférence, les conférenciers et le contenu des séances sont sujets à changement. De telles modifications ne constituent pas un motif de remboursement. 

Mesures d’adaptation aux fins d’accessibilité 

L'ARSF s'engage à assurer l'accessibilité conformément aux lois applicables (par exemple, la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, le cas échéant). 

Les participants qui ont besoin de mesures d'adaptation doivent en informer l’ARSF au moment de l'inscription, au moins dix jours avant la date de la conférence, par courriel, à events@fsrao.ca.

Politique relative aux absences 

Le fait de ne pas se présenter à la conférence sans avoir préalablement annulé par écrit son inscription ne donne pas droit à un remboursement. 

Transferts et substitutions 

Sous réserve de disponibilité, une personne inscrite peut demander une substitution unique par un autre participant pour le même type de billet jusqu'à dix jours avant l'événement. Les changements de nom après ce délai pourraient ne pas être acceptés. Des transferts entre différents formats (par ex., en personne ou virtuel) peuvent être limités par la capacité et les contraintes du programme. 

Protection de la vie privée et des renseignements personnels (LAIPVP) 

Les renseignements personnels recueillis aux fins de l'inscription sont utilisés pour administrer la conférence, traiter les paiements et communiquer avec les personnes inscrites. L'ARSF gère les renseignements personnels conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée, notamment la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (Ontario), et aux politiques internes applicables. Pour toute question concernant la protection de la vie privée, écrivez à events@fsrao.ca. 

Code de conduite et expulsion pour motif valable 

Tous les participants sont tenus de se comporter de manière professionnelle et respectueuse. L'ARSF peut refuser ou révoquer l'accès à toute personne dont le comportement perturbe la conférence ou menace la santé, la sécurité ou la dignité d'autrui. Aucun remboursement ne sera accordé si l'expulsion est due à une violation de la présente clause. 

Force majeure 

L'ARSF ne sera pas tenue responsable de tout manquement ou retard dans l'exécution de ses obligations si ce manquement ou ce retard résulte d'événements indépendants de sa volonté, y compris, mais sans s'y limiter, les cas de force majeure, les conditions météorologiques extrêmes, les catastrophes naturelles, les urgences de santé publique, les conflits de travail, les interruptions d'approvisionnement ou de services publics, les décrets et arrêtés du gouvernement ou l'indisponibilité du lieu de la conférence. Dans de telles circonstances, l'ARSF peut annuler, reporter ou modifier la conférence. Les remboursements seront traités conformément aux sections pertinentes de la présente politique. 

Conditions de paiement et inscriptions impayées 

Le paiement est dû au moment de l'inscription, sauf indication contraire. L'ARSF se réserve le droit d'annuler les inscriptions impayées et de libérer la place sans préavis. La participation à la conférence peut être refusée si le paiement intégral n'a pas été reçu avant le début de l'événement. 

Exigences en matière de santé et de sécurité 

Les participants doivent se conformer aux exigences de santé et de sécurité qu’imposent le lieu de l’événement, l'ARSF ou les autorités de santé publique.  

Limitation de responsabilité 

Dans la plus large mesure permise par la loi, l’ARSF ne sera pas tenue responsable des dommages-intérêts indirects, accessoires ou spéciaux, ni des frais de voyage, d'hébergement ou autres frais accessoires découlant de l'annulation, du report ou de la modification de la conférence, même si elle a été avisée de la possibilité de tels dommages-intérêts. 

Conditions propres à la conférence 

Si la conférence comprend des repas, du matériel ou des séances spéciales, des détails sur ces aspects et tout élément non remboursable seront donnés dans les communications de la conférence. Sauf indication contraire, les options facultatives ne sont remboursables que si l'inscription principale l'est également. 

Loi applicable 

La présente politique et tout litige découlant de la conférence sont régis par les lois de la province de l'Ontario et les lois du Canada qui s'y appliquent.